Dispositif · Agendas sous contraintes
Rendez-vous obligatoires, délais à tenir entre eux, agendas à croiser, annulations qui décalent la suite : nos dispositifs calent chaque rendez-vous selon les règles du parcours et recalent la suite quand l'un saute, sous votre contrôle.
Un dispositif de la Stratégie IALe constat
Certains accompagnements suivent un parcours imposé : un entretien préalable, un point d'étape, un entretien de synthèse, chacun à distance minimale du précédent. Caler ces rendez-vous suppose de croiser l'agenda du conseiller, les disponibilités du bénéficiaire et les règles du parcours, pour des dizaines de personnes à la fois.
Le calendrier tient jusqu'à la première annulation. Un rendez-vous déplacé en entraîne d'autres, un délai se resserre sans que personne ne le voie, et l'écart n'apparaît qu'au moment du contrôle ou du bilan. Le suivi se fait alors dans un tableur à part, tenu à la main, qui ne reflète pas toujours l'agenda.
Périmètre
Pour chaque type de parcours, le dispositif s'appuie sur ses règles : les rendez-vous obligatoires, leur ordre, les délais minimaux ou maximaux entre eux, la durée de chacun.
Il lit l'agenda du conseiller, propose des créneaux qui respectent ces règles, puis prépare les invitations et les rappels, envoyés après validation. Quand un rendez-vous est annulé ou déplacé, il recalcule la suite du parcours, propose de nouveaux créneaux et signale tout délai menacé. Le calcul des délais et des créneaux relève de règles fixes ; la lecture des réponses des bénéficiaires, une demande de report rédigée librement par exemple, est confiée à un agent IA.
Fonctionnement
Agenda du conseillerExemple · organisme de formation
Posé sur vos outils existants · agenda · messagerie · logiciel de gestion
Garde-fous
Aucun rendez-vous n'est fixé sans la validation du conseiller : le dispositif propose, il ne s'engage pas à sa place. Les exceptions, un bénéficiaire en difficulté, un parcours aménagé, une dérogation accordée par le financeur, restent l'affaire de vos équipes. Le dispositif signale un délai menacé ; il ne décide pas de le dépasser.
Prérequis
Tout repose sur des règles de parcours écrites : rendez-vous attendus, ordre, délais. Si elles ne vivent que dans l'habitude des conseillers, les formaliser devient la première étape. Il faut aussi :
Livrables
Situation type
Un organisme de formation au management et au coaching confie à chacun de ses conseillers plusieurs dizaines de bénéficiaires, dont les parcours imposent trois rendez-vous espacés de plusieurs semaines. Mme Garnier annule son point de mi-parcours. Le dispositif propose un nouveau créneau deux jours plus tard, constate que l'entretien de synthèse ne tient plus le délai de deux semaines et le décale à son tour. Le conseiller valide les deux changements ; les invitations partent, les rappels suivent.
FAQ
Pour aller plus loin